Adjoint (e) à la direction service & marketing

Description
Sous la responsabilité du Vice-président marketing et service, l’adjoint(e) à la direction sera principalement responsable d’assister trois gestionnaires dans l’ensemble du travail administratif de leurs secteurs respectifs.

Le titulaire de ce poste sera, entre autres, appelé à :

• Être responsable de la mise en place et de la mise à jour de toutes les procédures de travail se rattachant à ses secteurs d’activités et de la mise en place et l’amélioration continue d’un système de classement.

• Mettre en place un système de suivis quotidiens pour les différents dossiers en cours de secteurs d’activités (demandes, propositions, références, polices) ainsi que de la rémunération et ces différents partages à l’aide du logiciel AGEman, principalement pour le département de l’assurance individuelle.

• Exécuter le travail administratif du directeur de l’individuelle, du vice-président développement et du premier vice-président et directeur général, incluant toutes les tâches de secrétariat : correspondance, tableaux, présentations PowerPoint, communiqués, photocopies, télécopies, appels téléphoniques, réservations, paiement des factures, recherche d’information dans logiciel maison, courriels, services de messager, classement, etc.

• Produire des rapports de production, de ventes, de promotion ou de suivis incluant la diffusion des résultats de concours, avec précision.

• Négocier le règlement de certains dossiers et assurer le suivi des divers dossiers du secteur de l’assurance individuelle au niveau des exigences médicales et des contrats et coordonner le tout avec les assureurs, courtiers et/ou leur adjointe.

• Faire des mises à jour régulières des différentes versions de logiciels d’illustrations des différents assureurs et préparation des illustrations et comparaisons de garanties.

• Organiser et participer à des réunions et/ou formations incluant la préparation des ordres du jour et la rédaction de leur compte-rendu.

• Préparer de la documentation inhérente aux concepts et normes de promotions de ventes et des projets de sollicitation et en établir le suivi avec la production de rapports.

• Préparer la trousse de mise sous contrat des courtiers auprès des différents assureurs que nous représentons.

• Effectuer toutes autres tâches connexes.